Subsidiereglement Burgerbudget

Dit reglement werd goedgekeurd door de Peltse gemeenteraad in zitting van donderdag 26 februari 2026.

Artikel 1.- doel

§1. Binnen de perken van de in het meerjarenplan voorziene kredieten wordt een gemeentelijke subsidie voor burgerbudgetten verleend.

§2. Dit reglement bepaalt hoe burgerbudgetten worden toegekend.

§3. Met het Burgerbudget wil de gemeente Pelt burgerprojecten ondersteunen die ontmoeting en verbondenheid stimuleren, mensen samenbrengen over verschillen heen en het dorp blijvend versterken.

§4. Met ‘dorpen’ wordt bedoeld: Boseind, Fabriek, Grote Heide, Herent, Holheide, Lindelhoeven, Neerpelt centrum, Overpelt centrum, Sint-Huibrechts-Lille.

Artikel 2. – doelgroep en toepassingsgebied

§1. Een Burgerbudget kan worden toegekend aan:

een groep van minstens twee meerderjarige personen gedomicilieerd in Pelt (met een verschillend domicilieadres);
een groep van minstens twee minderjarige personen vanaf 14 jaar gedomicilieerd in Pelt (met een verschillend domicilieadres), mits begeleiding door een wettelijke vertegenwoordiger;
Feitelijke verenigingen van natuurlijke personen waarvan minstens de helft van de leden gedomicilieerd is in Pelt en waarbij een deel van de activiteiten op het grondgebied van Pelt plaatsvindt of voor de inwoners van Pelt bestemd is;
Vzw’s met maximaal 2,0 VTE met hun maatschappelijke zetel in Pelt, of waarvan een deel van de activiteiten op het grondgebied van Pelt plaatsvindt of voor de inwoners van Pelt bestemd is.

§2. Een Burgerbudget kan niet worden toegekend aan leden van het college van burgemeester en schepenen en vast bureau, aan de leden van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

§3. Voor de subsidie komen in aanmerking:

Niet-commerciële projecten die bijdragen aan het algemeen belang en die op Pelts grondgebied plaatsvinden.

§4. Voor de subsidie komen niet in aanmerking:

Projectvoorstellen met een overwegend commerciële doelstelling;
Projectvoorstellen die zich afspelen in de privésfeer of die niet openstaan voor alle betrokken bewoners;
Projectvoorstellen die onder de reguliere werking van de projectindiener vallen, al dan niet gesubsidieerd door het gemeentebestuur;
Projectvoorstellen van professionele organisaties met meer dan 2,0 VTE;
Projectvoorstellen met een uitgesproken religieus, ideologisch of politiek karakter;
Projectvoorstellen waarvoor al volledig of gedeeltelijk financiering is voorzien in het meerjarenplan van de gemeente Pelt.

Artikel 3. – inhoudelijke criteria

§ 1. Het project voldoet aan volgende criteria:

Dorpsversterking: het project versterkt het dorp op lange termijn.
Ontmoeting en verbinding: dit project brengt dorpsbewoners samen over verschillen, zoals leeftijd en netwerk, heen.
Engagement en eigenaarschap: het project stimuleert actief engagement van inwoners.
Vernieuwend karakter: het project gaat verder dan bestaande initiatieven.
Blijvende meerwaarde: wat blijft er na dit project over?

§2. Deze criteria worden verder geconcretiseerd in een beoordelingskader voor de dorpsjury.

Artikel 4. – voorwaarden

§ 1. Om in aanmerking te komen voor de subsidie voldoen projectvoorstellen aan onderstaande voorwaarden:

Het project vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Pelt en richt zich op inwoners van het betrokken werkingsgebied.
De uitvoering is realiseerbaar binnen twee jaar vanaf de ondertekening van de subsidieovereenkomst.
De initiatiefnemers dragen de verantwoordelijkheid voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van het project. Het uitgangspunt is dat initiatiefnemers hun project maximaal zelfstandig realiseren.
Indien de realisatie van het project (of een onderdeel ervan) om redenen van veiligheid, regelgeving, locatie, eigendomsrechten of technische vereisten niet of niet volledig door de initiatiefnemers zelf kan worden uitgevoerd, gebeurt de verdere uitwerking en uitvoering in overleg met de gemeente Pelt. In dat geval bewaakt de gemeente de naleving van wettelijke, technische en veiligheidsvereisten, zonder het eigenaarschap van het project over te nemen.
De toekenning van een Burgerbudget houdt geen automatisch recht in op inhoudelijke, organisatorische of praktische ondersteuning door de gemeentelijke diensten.
eventuele betrokkenheid van de gemeente beperkt zich tot wat noodzakelijk of wenselijk is om een correcte en veilige uitvoering van het project mogelijk te maken.
Het project is voldoende concreet uitgewerkt om beoordeeld te kunnen worden op basis van de doelstelling en de inhoudelijke criteria van dit reglement.

§2. De initiatiefnemers erkennen dat de gemeente Pelt optreedt als bewaker van het reglement, de subsidieovereenkomst en de publieke randvoorwaarden, maar niet als mede-initiatiefnemer of projecttrekker.

Artikel 5. – subsidiebedrag

§1 Projecten worden gefinancierd binnen de beschikbare middelen die voorzien zijn in het meerjarenplan van de gemeente Pelt voor de periode 2026-2031 voor de actie ‘Burgerbudgetten’.

§2. Het gevraagde subsidiebedrag van een project bedraagt minimum 1.000 euro (incl. btw) en maximum 25.000 euro (incl. btw).

§3. Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren, kunnen in aanmerking komen voor de subsidie. Het gaat hier om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project.

§4. Kosten die niet in aanmerking komen voor subsidie zijn kosten die niet rechtstreeks verbonden zijn aan het project zoals verplaatsingskosten, kosten gemaakt tijdens vergaderingen, personeelskosten en persoonlijke vergoedingen.

§5. Alle kosten dienen achteraf aangetoond te kunnen worden met facturen of kassabonnen enerzijds en betaalbewijzen anderzijds.

§6. Cofinanciering vanuit lokale of hogere overheid is toegelaten tenzij andere subsidies cofinanciering uitsluiten en op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert, zowel bij de subsidieaanvraag als bij de afrekening.

§7. Dubbelfinanciering is niet toegelaten. De totaliteit aan ontvangen financiering mag de kosten verbonden aan de realisatie van het project niet overschrijden. Indien dat wel het geval is, zal de gemeente het saldo van de subsidie niet uitbetalen en/of het te veel betaalde bedrag terugvorderen.

§8. De bedragen die worden ontvangen via financiering of via enige onkostenvergoeding voor eventuele diensten en/of producten die men via het project aanbiedt, mogen enkel dienen voor de realisatie en eventuele verderzetting van het project. Er mag geen sprake zijn van verrijking van de indiener, vereniging, organisatie en/of deelnemers aan het project.

§9. Indien het project na de gesubsidieerde periode niet wordt verdergezet en er een positief saldo rest, zullen deze gelden aan de gemeente overgemaakt worden, tenzij het saldo besteed kan worden aan een gelijkaardig doel. In geval van cofinanciering zal er een verdeling gebeuren in verhouding tot de uitbetaalde subsidies.

Artikel 6. – procedure

§1. Het Burgerbudget wordt georganiseerd in één of meerdere trajecten binnen de looptijd van dit reglement en binnen de beschikbare kredieten in het meerjarenplan.
Het college van burgemeester en schepenen bepaalt per traject het werkingsgebied, de timing, en de praktische modaliteiten zoals de startdatum.

§2. Fase 1: Indienen van ideeën

De eerste fase duurt drie maanden.
Ideeën kunnen tijdens deze fase ingediend worden via het digitaal participatieplatform Participelt (www.participelt.be).
De gemeente Pelt voorziet toelichting over het reglement en de procedure. Er wordt geen inhoudelijke begeleiding of projectmatige ondersteuning voorzien bij het indienen van ideeën.
Het formulier bevat onder meer een beknopte omschrijving van het project en een voorlopige kostenraming. Hieruit moet blijken dat aan het doel en aan de voorwaarden van dit reglement is voldaan.
Een aanvraag van een minderjarige dient medeondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige. Deze wettelijke vertegenwoordiger moet tevens bevestigen dat hij/zij de minderjarige zal begeleiden gedurende de volledige looptijd van de procedure.

§3. Fase 2: Beoordeling van ontvankelijkheid en uitwerking van definitieve projecten

De tweede fase duurt vier maanden.
De beoordeling van de ontvankelijkheid gebeurt op basis van artikel 2 van dit reglement. Het resultaat wordt meegedeeld aan de projectindieners.
Ideeën die ontvankelijk zijn, kunnen in deze fase verder uitgewerkt worden tot een definitief projectvoorstel met een inhoudelijk plan en een gedetailleerde budgetinschatting.
De gemeente Pelt kan in deze fase verduidelijking geven over het reglement, administratieve verplichtingen en randvoorwaarden, maar neemt geen inhoudelijke of organisatorische rol op in de uitwerking van de projecten.
Definitieve projecten dienen tijdens deze fase ingediend te worden via een formulier op het digitaal participatieplatform Participelt.

§4. Fase 3: Selectie en beslissing

De derde fase duurt 3 maanden.
De selectie van projecten gebeurt op basis van een gecombineerde beoordeling:
- een inhoudelijke beoordeling door een gelote dorpsjury;
- een stemming door bewoners van het betrokken dorp, zowel online als offline.
De beoordeling door de dorpsjury weegt zwaarder door dan de stemmen van de bewoners. De
inhoudelijke criteria zoals bepaald in artikel 3 vormen de basis voor de beoordeling door de dorpsjury.
Het resultaat van deze gecombineerde beoordeling bepaalt de rangorde van de definitieve projecten en
de volgorde waarin zij in aanmerking komen voor subsidiëring, binnen het beschikbare budget per dorp.
Uiterlijk op 31 december neemt het college van burgemeester en schepenen kennis van de geselecteerde
projecten en keurt deze goed, voor zover voldaan is aan alle voorwaarden van dit reglement.
Het resultaat wordt meegedeeld aan de projectindieners en bekendgemaakt in het betrokken dorp.

§6. Fase 4: subsidieovereenkomst en uitvoering

Voor elk geselecteerd project wordt een subsidieovereenkomst opgemaakt tussen de gemeente en de projectgroep, vertegenwoordigd door minstens twee personen.
De projectgroep is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project, overeenkomstig artikel 4 van dit reglement.
De gemeente Pelt bewaakt de naleving van het reglement, de subsidieovereenkomst en de voorwaarden.

Artikel 7. - uitbetaling

§1. De uitbetaling van de subsidie gebeurt via een post- of bankrekening op naam van het project, uitsluitend bestemd voor het realiseren van het project.

§2. De begunstigde verbindt er zich toe de gemeente Pelt onmiddellijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van het post- of bankrekeningnummer.

§3. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in 3 schijven door overschrijving op de post-of bankrekening van de projectindiener:

Het voorschot van 50% van de goedgekeurde subsidie wordt overgemaakt na ondertekening van de subsidieovereenkomst.
Na verantwoording van dit voorschot a.d.h.v. een tussentijds verslag kan een tweede schijf van 40% van het subsidiebedrag worden opgevraagd.
De resterende 10% wordt overgemaakt na controle en aanvaarding van het evaluatieverslag.

§4. Voor projecten waaraan een bedrag van 8.500€ of minder wordt toegekend, worden de eerste 2 schijven samengevoegd en is er sprake van een voorschot van 90% en een saldo van 10%.

§5. In de subsidieovereenkomst tussen de gemeente en de projectgroep kan afgeweken worden van deze uitbetalingsmodaliteiten, voor zover verantwoord en afhankelijk van de noden van het project.

Artikel 8. - evaluatieverslag

§1. Binnen 60 dagen na de door de begunstigde opgegeven einddatum van het project en maximaal 2 jaar na de ondertekening van de subsidieovereenkomst, wordt een evaluatieverslag ingediend. Dit verslag omvat:

Een inhoudelijke evaluatie;
Een financieel overzicht van uitgaven en inkomsten;
Voor elke uitgave: enerzijds een factuur of kassabon op naam van het project en anderzijds een betaalbewijs van de projectrekening;
Voor uitgaven van meer dan 500€: bewijs dat er offertes werden opgevraagd bij minstens drie aanbieders.

§2. Indien er een saldo rest en het evaluatieverslag wordt goedgekeurd, wordt dit overgemaakt aan de begunstigde.

§3. Indien na indiening van het evaluatieverslag blijkt dat het uitgekeerde voorschot meer bedraagt dan de toelage waarop men recht heeft, zal het college van burgemeester en schepenen het voorschot deels of volledig terugvorderen. Indien van toepassing, wordt het saldo in dat geval niet uitbetaald.

Artikel 9. – uitvoering

§1. De projecten waaraan een Burgerbudget wordt toegekend, moeten binnen 2 jaar na de ondertekening van de subsidieovereenkomst gerealiseerd zijn.

§2. De uitvoeringstermijn kan desgevallend verlengd worden door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 10. – controle

§1. Het college van burgemeester en schepenen kan eenzijdig de juistheid van de verstrekte gegevens laten onderzoeken. In het kader hiervan is de begunstigde verplicht om de medewerkers van het gemeentebestuur inzage te verlenen in alle betreffende documenten en hen alle toelichtende informatie te verstrekken.

§2. Indien aan één van de voorwaarden uit het reglement niet meer wordt voldaan, kan de toegekende subsidie ingetrokken of teruggevorderd worden door het college van burgemeester en schepenen. Bij elke terugvordering wordt de begunstigde aansprakelijk gesteld voor de met de terugvordering verband houdende kosten.

§3. Elk bedrog, poging tot bedrog of overtreding van dit reglement zal eveneens kunnen leiden tot gehele of gedeeltelijke intrekking of terugvordering van de subsidie door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 11. – inwerkingtreding

§1. Dit reglement treedt in werking op 1/03/2026 en eindigt op 31/12/2031.

Artikel 12. – melding toezichthoudende overheid

§1. Van dit besluit wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid overeenkomstig artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur.