Van idee naar project – fase 2

Kunnen we het project nog aanpassen in fase 2?

Ja. Tijdens fase 2 krijg je de tijd om je idee verder uit te werken tot een definitief projectvoorstel. Je mag je project verduidelijken, verfijnen en verder uitwerken. Het uitgangspunt blijft wel hetzelfde idee dat ontvankelijk werd verklaard.

Meer info: artikel 6, fase 2 van het reglement.

 

Hoe kan ik een project indienen?

Je kan een project enkel indienen via Participelt.

• Ga naar www.participelt.be/burgerbudget
• Klik op de knop 'Ik wil meer weten' bij jouw dorp
• Klik in de tijdslijn op 'Fase 2: indienen definitieve projecten'
• Vul het formulier aan en klik onderaan de pagina op 'Opslaan'
• Nadat de dienst communicatie & participatie de projectfiche heeft doorgenomen, ontvang je een mailtje.

 

Wat is de deadline voor indiening?

Het definitieve projectvoorstel moet uiterlijk 30 september ingediend worden via Participelt.

Meer info: artikel 6, fase 2 van het reglement.

 

Kunnen we samenwerken met een ander project?

Ja. Als twee projecten elkaar versterken, moedigen we samenwerking aan.
In fase 2 dien je slechts één projectvoorstel in.

 

Wat als we het project toch niet indienen?

Dat kan. Laat dit wel zo snel mogelijk weten. Zo hoeven we geen verdere stappen meer te zetten voor jouw project.

 

Inhoud van het project

Waar let de dorpsjury op?

De dorpsjury beoordeelt de projecten op vijf inhoudelijke criteria:

·         versterkt het project het dorp?

·         brengt het mensen samen?

·         stimuleert het engagement van inwoners?

·         voegt het iets nieuws toe?

·         blijft er ook na afloop iets waardevols bestaan?

Gebruik deze criteria als leidraad bij het uitwerken van je project.

Meer info: artikel 3 van het reglement.

 

Moet het project vernieuwend zijn?

Niet elk project moet volledig nieuw zijn. Wel verwachten we dat het iets toevoegt aan wat vandaag al bestaat of een bestaande werking op een vernieuwende manier versterkt.

Meer info: artikel 3 van het reglement.

 

Mag het project jaarlijks terugkomen?

Ja, graag zelfs. Zo biedt het een blijvende meerwaarde voor het dorp.

Let wel, je ontvangt maar éénmaal budget. Zorg ervoor, bijvoorbeeld met inkomsten of sponsoring, dat het initiatief kan blijven bestaan.

 

Budget

Hoeveel subsidie kunnen we aanvragen?

Je kan een subsidie aanvragen tussen 1.000 euro en 25.000 euro (inclusief btw).

Meer info: artikel 5 van het reglement.

 

Moet je het budget zelf voorschieten?

Nee. Na de ondertekening van de subsidieovereenkomst ontvang je een voorschot.

·         Projecten tot en met € 8.500 ontvangen een voorschot van 90%.

·         Grotere projecten ontvangen eerst 50%. Na een tussentijdse verantwoording kan een tweede schijf van 40% worden opgevraagd. Het resterende saldo van 10% volgt na de eindafrekening.

Meer info: artikel 7.

 

Wanneer ontvangen we de subsidie?

Na de selectie wordt een subsidieovereenkomst afgesloten tussen de trekkers van het project en de gemeente.

Daarna wordt de subsidie uitbetaald volgens de afspraken uit het reglement.

Meer info: artikel 7 van het reglement.

 

Waarvoor mogen we de subsidie gebruiken?

De subsidie dient voor kosten die rechtstreeks nodig zijn om je project uit te voeren, zoals materiaal, huur of andere directe projectkosten.

Meer info: artikel 5 van het reglement.

 

Welke kosten komen niet in aanmerking?

Kosten die niet rechtstreeks verbonden zijn aan het project komen niet in aanmerking. Denk bijvoorbeeld aan:

·         personeelskosten;

·         verplaatsingskosten;

·         kosten van vergaderingen;

·         persoonlijke vergoedingen.

Meer info: artikel 5 van het reglement.

 

In het reglement staat dat personeelskosten en persoonlijke vergoedingen niet in aanmerking komen voor de subsidie. Wat verstaan jullie hier onder?

De subsidie mag niet gebruikt worden om iemand te vergoeden voor de voorbereiding, coördinatie of uitvoering van het project. Ook vrijwilligersvergoedingen zijn niet toegestaan. Bijvoorbeeld:

·         loon van een medewerker van een vzw die het project coördineert;

·         vergoeding voor de uren van de projecttrekker;

·         vrijwilligersvergoeding die eigenlijk een loon vervangt;

·         administratieve uren van de organisatie.

Diensten die je aankoopt om projecten uit te voeren, komen wel in aanmerking. Bijvoorbeeld:

·         een muzikant voor een buurtfeest;

·         een lesgever voor een workshop;

·         een aannemer die een petanquebaan aanlegt;

·         een grafisch ontwerper voor affiches;

·         een elektricien die een kast plaatst;

·         een boomverzorger;

·         een animator;

·         een spreker tijdens een infosessie.

Materiaalhuur of dienstverlening bij begeleiding, komen ook in aanmerking. Bijvoorbeeld:

·         springkasteel inclusief opbouw;

·         geluidsinstallatie inclusief technicus;

·         foodtruck;

·         mobiele bar;

·         tenten met plaatsing.

 

Mogen we ook andere subsidies aanvragen?

Ja. Cofinanciering is mogelijk, zolang je hierover transparant bent en er geen sprake is van dubbelfinanciering.

Meer info: artikel 5 van het reglement.

 

Moet ik facturen bewaren?

Ja. Alle uitgaven moeten achteraf bewezen kunnen worden met facturen of kassabonnen én een betaalbewijs. Een betaalbewijs is een bewijs dat het geld is overgemaakt naar de leverancier, bijvoorbeeld een rekeninguittreksel.

Meer info: artikels 5 en 8 van het reglement.

 

Moet je enkel het Burgerbudget verantwoorden of het volledige projectbudget?

Alle uitgaven die je met het Burgerbudget financiert, moeten onderbouwd worden met facturen of kassabonnen én betaalbewijzen.

Wanneer je ook andere subsidies ontvangt, moet je daar transparant over zijn. Dubbelfinanciering is niet toegelaten.

Voor bestedingen die je met andere subsidies of sponsoring doet, hoef je geen facturen, kassabonnen of betaalbewijzen aan de gemeente voor te leggen.

Meer info: artikels 5 en 8.

 

Ondersteuning

Helpt de gemeente bij het uitwerken van ons project?

Tijdens fase 2 geeft de gemeente uitleg over het reglement, administratieve verplichtingen en randvoorwaarden. De inhoudelijke uitwerking van het project blijft de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemers.

Meer info: artikel 6, fase 2 en artikel 4 van het reglement.

 

Kan de gemeente ons project uitvoeren?

Nee. De initiatiefnemers blijven verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van het project.

Wanneer onderdelen om veiligheids-, technische of juridische redenen niet zelf uitgevoerd kunnen worden, bekijken we samen hoe dit aangepakt kan worden.

Meer info: artikel 4 van het reglement.

 

Wanneer neem ik best contact op met de gemeente?

Neem zeker contact op wanneer:

·         je twijfelt of iets technisch of juridisch mogelijk is;

·         je een vergunning of toestemming nodig hebt;

·         je project op openbaar domein plaatsvindt;

·         je belangrijke wijzigingen aan je project wil doorvoeren;

·         je ergens op vastloopt.

 

 

Dorpsjury en stemming

Hoe worden de projecten geselecteerd?

De selectie gebeurt via een combinatie van:

·         een inhoudelijke beoordeling door een gelote dorpsjury;

·         een stemming door inwoners van het betrokken dorp.

De dorpsjury weegt zwaarder door dan de bewonersstemming.

Vervolgens worden de projecten per dorp gerangschikt. De verdeling van het Burgerbudget begint bij het project dat bovenaan gerangschikt staat. Als er daarna nog budget rest, wordt het volgende project geselecteerd.

Meer info: artikel 6, fase 3 van het reglement.

 

Wanneer weten we welke projecten financiële ondersteuning ontvangen?

Uiterlijk 31 december brengen we alle indieners van een projectvoorstel op de hoogte of ze ze financiële ondersteuning vanuit het Burgerbudget ontvangen.

 

Wie zetelt in de dorpsjury?

De dorpsjury bestaat uit inwoners van het betrokken dorp die via loting geselecteerd worden.

 

Wie mag stemmen?

Iedereen geboren in het jaar 2012 of eerder die gedomicilieerd is in het betrokken dorp.

We bepalen de grenzen van het dorp aan de hand van de statistische sectoren.

 

Grote Heide & Damsheide:

·         Het Broeseind

·         Grote Heide - kern

·         Grote Heide – open ruimte

·         Grote Heide – turfheide

·         Het Villabos

·         Damsheide

 

Holheide:

·         Holheide – kern

·         Holheide – open ruimte

·         Bosland: gedeeltelijk

 

Lindelhoeven:

·         Lindel – kern

·         Lindel – open ruimte

·         De Hoeven – kern

·         De Hoeven – open ruimte

·         Bosland: gedeeltelijk

 

Je kan de statistische sectoren opzoeken via www.geopunt.be. Kies bij ‘Lagen’ op ‘Lagen toevoegen’. Vervolgens ‘Grenzen’ en ‘Statistische sectoren van België’.

 

Mogen we het project bekendmaken?

Ja. We moedigen initiatiefnemers aan om over hun project te vertellen, mensen warm te maken en extra vrijwilligers te zoeken.

Wel vragen we om dit op een positieve manier te doen, met respect voor andere projecten.

 

Uitvoering

Tegen wanneer moet het project uitgevoerd zijn?

Projecten moeten uiterlijk binnen twee jaar na de ondertekening van de subsidieovereenkomst gerealiseerd zijn.

In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn verlengd worden.

Meer info: artikel 9 van het reglement.

 

Is er uitstel van uitvoering als er bijvoorbeeld drie maanden gewacht moet worden op een vergunning? Moeten wij die vergunning zelf aanvragen?

Wanneer voor een project een vergunning, toestemming of andere procedure nodig is, bekijken we samen wie welke rol opneemt.

Het uitgangspunt is dat initiatiefnemers hun project maximaal zelf realiseren. Wanneer bepaalde onderdelen om juridische, technische of veiligheidsredenen niet door de initiatiefnemers kunnen worden uitgevoerd, gebeurt de verdere uitwerking in overleg met de gemeente.

De uitvoeringstermijn bedraagt twee jaar na de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Indien nodig kan het college deze termijn verlengen.

Meer info: artikels 4 en 9.

 

Zijn we verzekerd tijdens de uitvoering van het project?

Voor verzekering van vrijwilligers kan je gebruik maken van de gratis vrijwilligersverzekering van vlaanderen. https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/

Andere verzekeringen moeten met de subsidie bekostigd worden.

 

Samenwerking

Is er een mogelijkheid om vooraf al te weten of bepaalde zaken of ingrepen zullen mogen?

Ja. We moedigen initiatiefnemers aan om hierover tijdig contact op te nemen.

Wanneer een project gevolgen heeft voor bijvoorbeeld:

·         gemeentelijke eigendommen;

·         veiligheid;

·         vergunningen;

·         verkeer;

·         technische uitvoerbaarheid,

bekijken we dit samen met de betrokken gemeentelijke diensten. Zo proberen we verrassingen tijdens de uitvoering te vermijden.

Meer info: artikel 4.

 

Kunnen we samenwerken met andere ideeën? Kan het budget dan herverdeeld worden?

Samenwerking tussen projecten is zeker mogelijk en wordt zelfs aangemoedigd wanneer projecten elkaar versterken.

In fase 2, voor het indienen van een definitief projectvoorstel, mogen ideeën samensmelten tot één project en samen één projectvoorstel indienen.

Na fase 2, kunnen budgetten niet meer tussen projecten verschoven worden. Wanneer een project een subsidie ontvangt, kan er bekeken worden in welke mate er een samenwerking mogelijk is. De doelstellingen van het gesubsidieerde project, mogen niet (grondig) gewijzigd worden. Neem in dit geval contact op met de gemeente.

 

Afronding van het project

Wat gebeurt er na afloop van het project?

Na afloop bezorg je een evaluatieverslag met een financieel overzicht en de nodige bewijsstukken.

Meer info: artikel 8 van het reglement.

 

Wat gebeurt er als de uitvoering van het project door omstandigheden uiteindelijk niet lukt?

De initiatiefnemers blijven verantwoordelijk voor de uitvoering van hun project. Wanneer zich onverwachte omstandigheden voordoen waardoor het project niet of slechts gedeeltelijk uitgevoerd kan worden, vragen we om zo snel mogelijk contact op te nemen met de gemeente. Samen bekijken we welke oplossingen mogelijk zijn.

Als een project uiteindelijk niet wordt uitgevoerd of niet aan de voorwaarden voldoet, kan het college beslissen de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.

In elk geval moet het voorschot van de subsidie dat nog niet besteed werd, zo snel mogelijk aan de gemeente terug gestort worden.

Meer info: artikels 4, 8, 9 en 10.